KEPENTINGAN PROSES DI DALAM PERNIAGAAN

Sama ada anda perasan atau tidak setiap hari anda pasti melalui pelbagai jenis proses dalam perniagaan. Ini termasuklah menghasilkan sesuatu produk, menerima tempahan, menguruskan penghantaran, menerima dan menjawab aduan daripada pelanggan dan juga membuat dan menjawab panggilan pelanggan.

Ada kala proses ini berjalan dengan baik. Ada kala anda berhadapan dengan proses yang tidak baik yang mengakibatkan pelanggan anda tidak gembira. Contohnya kita tidak dapat menepati tarikh akhir bagi penghantaran atau produk rosak dan mengalami kecacatan. Akhirnya anda terpaksa berhadapan dengan kos yang semakin bertambah.

Jika diberi pilihan, mana satu yang anda inginkan? Perniagaan yang secara konsisten mencapai kesempurnaan atau cukup sekadar dengan perniagaan yang biasa-biasa sahaja?

Ketahuilah, untuk meletakkan perniagaan ke tahap yang lebih baik, anda memerlukan proses yang lebih baik dari yang sebelumnya serta dapat dilaksanakan dan dinilai secara konsisten.

Namun, apa yang anda faham tentang proses?

Secara amnya, proses merujuk kepada kaedah, prosedur, sistem, dokumentasi, tugasan, cara-cara atau langkah-langkah yang telah disusun dengan baik yang perlu disempurnakan untuk melengkapkan sesuatu aktiviti perniagaan. Ini termasuklah sistem atau prosedur yang anda cipta sendiri.

Apa pula Penambaikan atau Peningkatan Proses?

Penambaikan atau Peningkatan Proses bermaksud memahami proses bagi sesuatu aktiviti (yang melibatkan sesuatu kaedah, prosedur, sistem, dokumentasi, tugasan, cara-cara atau langkah-langkah)   tersebut agar:

i) anda mengenalpasti punca permasalahan yang timbul di dalam sesuatu proses tersebut; dan

ii) anda dapat memperbaikinya agar ia menjadi lebih baik daripada yang sebelumnya.

Semua ini penting demi memenuhi kehendak dan keinginan pelanggan anda. Dan juga ia memberi impak kepada keuntungan syarikat anda.

Kita perlu belajar untuk memahami proses dan berusaha untuk mengenalpasti apa yang menyebabkan berlakunya permasalahan atau kegagalan di dalam sesuatu proses. Bila kita sudah faham dan tahu berkenaan proses tersebut, kita gunakan apa yang kita tahu itu untuk mengurangkan variasi, menyingkirkan aktiviti yang tidak memberi nilai kepada produk atau perkhidmatan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Kenapa kita perlu ambil berat tentang proses ini?

Sebab proses ini memerlukan beberapa siri kaedah dari permulaan  sehinggalah akhir sesuatu kaedah itu dilaksanakan. Ingat, “end result” adalah sangat penting. Kalau pengakhirannya baik, maka baiklah proses itu. Sebab itu, anda perlu betul-betul faham dengan tujuan proses itu.

Tahap kepuasan dan kegembiraan pelanggan anda merupakan cara/petunjuk untuk anda memahami tujuan sesuatu proses. Jika “end result” daripada proses tersebut menggembirakan mereka, maka itu menjadi bukti bahawa prestasi proses anda berada di tahap yang baik.

Tetapi masalahnya sekarang, ramai pemilik syarikat atau pihak pengurusan yang sudah tersilap dan tidak memberikan fokus kepada kepentingan sesuatu proses di dalam perniagaan. Mereka banyak memberi tumpuan kepada apa yang menggembirakan mereka dan bukannya memberikan tumpuan kepada apa yang menggembirakan pelanggan mereka.

Penambaikan atau Peningkatan Proses adalah cara agar fokus dapat dikembalikan kepada pelanggan dan mengutamakan apa yang pelanggan anda inginkan.

Kepentingan Penambaikan Proses:

      1) Berdaya Saing

Anda akan dapat menilai sejauh mana kekuatan dan kelemahan syarikat anda. Anda juga akan mudah untuk mengenalpasti peluang untuk penambaikan dan meningkatkan kualiti (produk atau perkhidmatan anda). Hasilnya, pelanggan anda gembira dan mereka tidak akan berpaling daripada anda.

      2) Meningkatkan Prestasi Pekerja

Proses yang baik akan menyebabkan produk dapat dihasilkan dengan pantas dan menjadikan perkhidmatan anda lebih cekap. Proses yang baik ini akan dijadikan rujukan dan panduan kepada pekerja anda.

Bila ada rujukan dan panduan mereka tidak akan terpinga-pinga. Mereka akan lebih faham apa yang syarikat inginkan dan mereka dapat menyelesaikan masalah dengan mudah, cepat dan efektif kerana kekuatan dan kesempurnaan proses yang sudah ada.

Jangan membantutkan prestasi dan motivasi mereka dengan hanya menyalahkan mereka sedangkan proses yang anda ada tidak bagus.

3) Keuntungan

Penambaikan Proses akan meningkatkan keuntungan melalui pengurangan kos, kepuasan pelangan, pelanggan yang setia, dan kepuasan pekerja anda.

4) Mengurangkan kecacatan/kerosakan

Dengan mengambil berat apa yang pelanggan anda rasa akan membantu anda membaiki dan meningkatkan prestasi proses anda. Dengan tindakan tersebut, anda dapat mengurangkan variasi yang menjadi punca kecacatan atau kerosakan sesuatu produk/perkhidmatan.

#leansixsigma

#kepentinganproses

#peningkatanproses

#tingkatkankeuntungan