BAGAIMANA DMAIC BOLEH MEMBANTU MENINGKATKAN PROSES?

Sebelum mula, kita perlu:

1. Jelas dan betul-betul faham apa masalah@apa yang tidak kena dengan proses kita
2. Pastikan staf atau rakan sekerja yang mengendalikan proses atau yang bertanggungjawab untuk mengendalikan peningkatan proses dapat membantu kita
3. Berkongsi dengan team tentang perancangan penambahbaikan proses dan apakah target prestasi yang perlu dicapai.

D – DEFINE

• Peringkat ini adalah untuk mengesan masalah. Kita perlu kenalpasti dan tentukan jenis masalah yang dihadapi. Perlu ambil kira apa yang pelanggan ‘sakit hati’ dengan produk atau perkhidmatan kita.

• Cuba guna soalan di bawah untuk memudahkan kita mendapat jawapan

    (a) Apa yang tidak kena? 

    (b) Apakah yang pelanggan inginkan dan jangkakan?

    (c) Di mana punca kesilapan atau permasalahan itu?

    (d) Apakah simptom permasalahan tersebut?

    (e) Apakah matlamat penambahbaikan? Apa yang anda jangkakan dari hasil     
         penambahbaikan? 

    (f) Apakah halangan untuk berjaya?

M – MEASURE

• Kita perlu menilai proses sedia ada untuk mengetahui prestasi semasa proses dan sejauhmana seriusnya masalah tersebut.
• Cuba dapatkan maklumat atau data daripada pelanggan termasuk dari unit atau jabatan dalaman syarikat.
• Sediakan process mapping, bagaimana perjalanan proses end to end
• Untuk peringkat MEASURE ini, boleh guna soalan-soalan berikut:

    (a)  Bagaimanakah 'rupabentuk' proses yang sedia ada?

    (b) Adakah semua proses ini memberikan nilai tambah kepada pelanggan (Contoh:   
         pantas, efisyen (kualiti) dan harga berpatutan)?

    (c) Apakah kekangan kepada proses yang mengakibatkan masalah ini berlaku? 
   
    (d) Apakah impak kos ini kepada syarikat? Berapa banyak yang perlu ditanggung?

Process Mapping

         Kenapa process mapping?

•    Menunjukkan bagaimana bermulanya aktiviti atau tindakan atau fungsi sehinggalah akhirnya yang membawa kepada penghasilan sesuatu produk atau perkhidmatan. Kita juga mampu melihat jumlah (dijangka dan sebenar) keseluruhan proses yang terlibat

•    Jumlah dijangka bermaksud jumlah bilangan proses yang telah ditetapkan mengikut prosedur manakala jumlah sebenar adalah jumlah bilangan proses yang dilakukan sekarang. Jumlah sebenar mungkin bertambah disebabkan oleh beberapa faktor tertentu seperti material, mesin, staff dan lain-lain.

•    Memudahkan kita untuk melihat dan mengesan kawasan yang berpotensi untuk mempunyai masalah

•    Memudahkan proses untuk melalui penambahbaikan dan peningkatan

A - ANALYZE

•    Analisa punca masalah yang menyebabkan defect atau kelewatan. Contohnya, punca sesuatu produk lambat siap atau terdapat defect:

                - Adakah mesin selalu rosak? Adakah proses yang rumit atau meleret?

•    Boleh guna tool seperti Pareto Chart, 5 Whys, Cause and Effect Diagram untuk mengenali punca masalah.

•    Soalan berikut boleh membantu untuk membuat penyelidikan atau analisa:

(a)   Apakah punca utama kepada permasalahan?

(b)   Bahagian mana yang kita perlu fokus untuk menyelesaikan masalah 
        tersebut?

(c)   Guna kaedah 5 Whys untuk setiap permasalahan

80-20 Peraturan Pareto:

I - Improve

•    Peringkat ini adalah masa untuk meningkatkan dan memperbaiki proses sedia ada bagi menghapuskan masalah.

•    Dengan masalah yang sudah dikenalpasti, mulakan sesi brainstorming untuk mencari penyelesaian dan penambahbaikan.

•    Setelah dapat keputusan, buat ujikaji atau percubaan bagaimana untuk menyelesaikan permasalahan tersebut

•    Soalan yang boleh membantu kita memulakan langkah pada peringkat ini:

(a) Apa yang diperlukan untuk memastikan pembaharuan dan penambahbaikan ini benar-benar berjaya?

(b) Siapa yang sedang mengendalikan proses sedia ada dan bakal mengendalikan yang baharu? Adakah mereka ini mempunyai kemahiran?

C – Control

•    Peringkat ini, masa untuk mengawal prestasi proses baharu supaya ia kekal konsisten dan tidak kembali kepada bentuk proses yang sebelumnya.

•    Soalan paling popular semasa peringkat ini adalah:

(a) Ada kemungkinankah kita atau staf akan kembali kepada proses atau "tabiat" yang lama?

(b) Bagaimanakah hasil perkembangan atau kemajuan proses baharu itu? Apakah kebaikannya? 

(c) Bagaimanakah cara untuk mengekalkan penambahbaikan tersebut? Adakah proses itu telah didokumentasikan?