BAHAGIAN 7 - KERUGIAN SYARIKAT DAPAT DIBENDUNG MELALUI KAEDAH 5S

Topik “waste” (pembaziran) sebelum mengenalpasti jenis-jenis aktiviti yang merugikan syarikat. Setelah aktiviti yang merugikan syarikat itu dikesan, syarikat hendaklah mengambil langkah untuk menyelesaikan masalah kerugian tersebut dengan segera. Satu cara yang paling mudah dan berkesan adalah dengan menggunakan  kaedah 5S.

Apa itu 5S?

5S merupakan satu teknik, sistem atau kaedah yang sangat efektif untuk diaplikasikan atau digunapakai oleh syarikat dalam menyusunatur serta menguruskan ruang kerja dan aliran kerja dengan lancar dan teratur.

Tujuan Pemakaian Kaedah 5S

(1) mengurangkan atau menyingkirkan “waste” (pembaziran);

(2) setelah aktiviti “waste” dapat disingkirkan, ia dapat memperbaiki dan meningkatkan                   tahap kecekapan dan produktiviti syarikat.

Penerangan 5S

Asal usul kepada kaedah 5S ini adalah diambil daripada perkataan Jepun iaitu:

(1)       Seiri – Sort (Sisih)

(2)       Seiton – Set In Order/Straighten (Susun)

(3)       Seiso – Sweep/Shine (Sapu)

(4)       Seiketsu – Standardize (Seragam/Selaras)

(5)       Shitsuke – Sustain (Sentiasa Amalkan)

Berikut adalah perkongsian bagaimana 5S dapat digunapakai di dalam sesebuah syarikat atau organisasi:

(1)       SORT (SISIH)

Melalui “S” yang pertama ini, ia merujuk kepada proses pengasingan dan penyingkiran perkara atau barang (seperti peralatan, dokumen dan material lain) di ruang kerja, yang tidak diperlukan di dalam sesuatu proses pengeluaran atau operasi.

Caranya adalah dengan memindahkan, menyingkirkan atau melupuskan perkara atau barang yang tidak diperlukan dan hasilnya, memberikan ruang kerja yang lebih luas dan selesa.

(2)       SET IN ORDER/STRAIGHTEN (SUSUN)

Kaedah ke-2 ini lebih menitikberatkan kepada tumpuan atau fokus kepada mewujudkan atau menyediakan ruang kerja yang lebih tersusun. Ia juga merujuk kepada penyimpanan barang (storage) dengan lebih teratur dan rapi dengan perincian label yang sesuai. Cara ini dapat memudahkan sesuatu barang itu dapat dicari dan dikesan dengan cepat.

Perlu diingat, bagi melaksanakan kaedah ke-2 ini, kaedah pertama tidak boleh diabaikan. Kemudian, sila pastikan dan tentukan ruang, lokasi dan pelabelan untuk sesuatu barang ditempatkan.

Hasilnya, sesuatu barang, dokumen atau material dapat dikesan dengan mudah, menjimatkan masa untuk mencari dan seterusnya meningkatkan tahap kecekapan perkhidmatan pelanggan.

(3)       SHINE/SWEEP (SAPU)

Shine/Sweep adalah kaedah yang lebih tertumpu kepada kebersihan dan kekemasan dari segenap sudut di dalam sesbuah operasi atau proses pengeluaran. Di mana, semua peralatan, dokumen atau barang yang dianggap “menyusahkan”/ “menyakitkan” pergerakan dan pandangan mesti disingkirkan.

Kaedah ini penting agar memberikan kemudahan kepada pekerja untuk mengesan sebarang kepincangan, kecacatan, ketidakselarasan, kerosakan (contonhya kepada sesuatu peralatan) dengan pantas.

Jika ini dapat dikesan dengan segera dan dibendung dari awal, ia akan melicinkan dan melancarkan perjalanan proses pengeluaran dan memberikan keadaan serta persekitaran kerja yang lebih selamat.

(4)       STANDARDIZE (SERAGAM/SELARAS)

Setelah kaedah 1-3 telah dilaksanakan, langkah seterusnya adalah dengan mengamalkan penyeragaman di tempat kerja. Dalam erti kata lain, amalan kerja di dalam sesbuah syarikat, dilakukan secara seragam dan konsisten.

Kaedah ini mewajibkan dan melibatkan tanggungjawab semua pihak untuk melaksanakan amalan ini dengan tatacara yang betul dan sama setiap masa.

Standardize penting untuk diamalkan kerana ini adalah jaminan kepada peningkatan prestasi pekerja, syarikat atau organisasi.

(5)       SUSTAIN (SENTIASA AMALKAN)

Sustain adalah keadah yang terakhir yang paling mencabar kerana ia menuntut disiplin yang tinggi terutamanya daripada pihak pengurusan untuk memantau dan memastikan semua prosedur, standard dan program sentiasa diamalkan.

Bukan itu sahaja, pihak pengurusan juga hendaklah sentiasa mengkaji semula keberkesanan sesuatu prosedur dan standard, sama ada masih sesuai diamalkan atau perlu dikemaskini.

Selain itu, pihak pengurusan juga perlu memastikan prosedur dan standard diamalkan secara berterusan dan meninggalkan cara/amalan lama sama sekali.