BAHAGIAN 6 : APAKAH AKTIVITI YANG MERUGIKAN SYARIKAT?

Kebanyakan syarikat di Malaysia, merasakan operasi syarikat mereka telah berjalan dengan efisyen dan tidak perlu kepada penambahbaikan dengan cara menyingkirkan “waste”.  Sebenarnya, “waste” terdapat di dalam mana-mana syarikat terutama industri perkhidmatan, perkilangan atau pembuatan. “Waste” ini akan memaksa sesebuah syarikat untuk mengeluarkan kos tersembunyi ini di dalam jumlah yang besar. Syarikat yang proaktif akan mengambil tindakan segera dengan mengenalpasti “waste” dan sekaligus menyingkirkan “waste” tersebut bagi mencapai penjimatan kos.

Apa itu “waste”?

“Waste” (pembaziran) ini bukanlah bermaksud sisa atau bahan buangan seperti sampah sarap. Tetapi “Waste” merujuk kepada sebarang aktiviti di dalam sesuatu proses yang tidak memberikan sebarang nilai tambah kepada pelanggan.

Jenis-Jenis “Waste”

Asal pecahan “Waste” terbahagi kepada 7 atau dirujuk sebagai T.I.M.W.O.O.D iaitu Transport (Pengangkutan), Inventory (Inventori), Motion (Pergerakan), Over Processing (Lebihan Pemprosesan), Over Production (Lebihan Pembuatan) dan Defects (Kecacatan). Namun, sejak 2003, Womack telah memperkenalkan satu lagi jenis “Waste” iaitu Unused Talent (Kemahiran tidak diguna sebaiknya).

Dengan mengenalpasti jenis-jenis “Waste” ini, dapat membolehkan syarikat bertindak untuk menyingkirkan “Waste” tersebut dan sekaligus mampu menyelamatkan syarikat dari pembaziran kewangan yang merangkumi masa dan tenaga.

1.         Transportation (Pengangkutan)

Jenis “Waste” yang pertama ini merujuk kepada pengalihan sesuatu barang, produk atau maklumat yang tidak diperlukan di dalam sesuatu proses dari satu tempat ke tempat yang lain.

Contoh: Membawa dokumen dari satu tempat/jabatan ke tempat/jabatan yang lain, proses pengendalian yang lebih daripada keperluan.

2.         Inventory (Inventori)

Inventori adalah punca kepada segala ‘kesempitan’ sumber kewangan dan ruang di dalam syarikat/kilang. Biasanya, inventori merujuk kepada ‘perbuatan’ menunggu dalam sesuatu pemprosesan kerja. Proses menunggu ini merupakan indikator ketidakcekapan dan permasalahan peralatan akibat daripada kaedah kerja/perancangan yang tidak cekap.

Contoh: Kerja tertangguh, stok berlebihan sehingga memerlukan ruang baru untuk simpanan.

3.         Motion (Pergerakan) 

Ia merujuk kepada pekerja dan berpunca daripada kegagalan mengurangkan masa dan tenaga yang diperlukan di dalam satu proses kerja. Isu ini biasanya timbul akibat daripada pembikinan rangka ruang kerja yang lemah.

Contoh: Mencari/menyusun fail atau dokumen, cara susunan ruangan tempat kerja yang tidak produktif (seperti di kilang, pekerja terpaksa berulang alik setiap 10-15 minit dari tempatnya ke tempat alat ganti yang jauh. Sedangkan pekerja dapat menjimatkan masa dan tenaga jika syarikat dapat menyusun dengan lebih kemas/dekat).

4.         Waiting (Menunggu)

Isu ini seringkali timbul akibat daripada ketidakcekapan dalam penyusunan jadual. Kesannya, sesuatu kerja terpaksa diletakkan di dalam ‘mode’ menunggu dan tiada sebarang tindakan dapat dilakukan untuk ke peringkat seterusnya.

Contoh: Menunggu kelulusan/arahan, menunggu untuk diproses.

5.         Over-Processing (Lebihan Pemprosesan)

Merujuk kepada kerja yang berlebihan atau penambahan kerja baru yang tidak dikehendaki atau diperlukan oleh pelanggan. Punca berlakunya lebihan pemprosesan ini adalah kelemahan syarikat dalam memastikan aliran kerja berada di landasan yang tepat.

Contoh: Aktiviti yang berulang (yang tidak diperlukan atau diluar proses kerja) seperti pengulangan pemeriksaan, proses memasukkan data yang berulang-ulang.

6.         Over Production (Lebihan Pengeluaran)

Merujuk kepada lebihan penghasilan produk yang tidak dikehendaki, diminta atau dibeli oleh pelanggan (pengeluaran melebihi permintaan).

Contoh: Menghasilkan produk melebihi permintaan pelanggan dengan andaian lebihan produk tersebut dapat dihabiskan dengan memberikan diskaun yang tinggi tanpa menyedari syarikat akan menanggung kos lain yang akan timbul.

7.         Defects (Kecacatan)

Isu ini timbul apabila pelanggan mendapat produk tidak seperti yang ditempah atau diarahkan. Keperluan atau permintaan pelanggan tidak dipatuhi. Jika syarikat memberikan laluan kepada ‘defects’ untuk berlaku, ia akan mengakibatkan pemprosesan semula kerja dan ini membuang masa, tenaga dan meningkatkan kos.

Contoh: Menghasilkan produk yang tidak menepati spesifikasi, kesilapan memasukkan maklumat/rekabentuk.

8.         Not Engaging Employees (Tidak memanfaatkan pekerja)

Syarikat gagal untuk memanfaatkan kemahiran pekerja. Biasanya, di dalam sesuatu organisasi isu yang timbul adalah sama ada pekerja dibebani dengan lebihan atau kurang bebanan kerja, atau terdapat pekerja yang berkemahiran tinggi tetapi ditugaskan untuk melakukan kerja yang di bawah tahap kemahirannya. Dengan memanfaatkan kemahiran setiap pekerja, dapat membantu meningkatkan tahap kecekapan pekerja sekaligus produktiviti syarikat akan meningkat.